Problemas de estoque exigem soluções inteligentes.
Isso porque geralmente o estoque representa grande parte de um negócio e, portanto, deve ser considerado importante para a gestão.
Porém, por falta de tempo ou de conhecimento de ferramentas úteis, muitos empreendedores ainda tem dúvidas sobre como resolver os principais problemas de estoque.
Falta de estoque, problemas com estoque alto e mau armazenamento são apenas alguns exemplos das dificuldades enfrentadas neste setor. A boa notícia é que a resolução pode ser mais simples do que se pensa. Acompanhe o artigo para saber mais.
Principais problemas de estoque
Gerir um armazém, independente do tamanho, pode ser um desafio. É preciso lidar com um alto volume de movimentações, controlar todos os itens, equilibrar as compras e vendas, e garantir um bom armazenamento e manipulação das mercadorias. Tudo isso enquanto a operação acontece.
Não é à toa que 34% das empresas brasileiras indicaram que a gestão eficiente é o principal fator para a sobrevivência de um negócio, de acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae, chamada “Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros cinco anos de vida”.
Visto que o descontrole e a desorganização são os principais motivos de prejuízos, perda de negócios e insolvências, veja abaixo os principais problemas de estoque e entenda como resolvê-los.
1 – Problemas de estoque: excesso de produtos = estoque abarrotado
Problemas com estoque alto são bastante comuns nas empresas e indústrias. E este é um dos que mais preocupa os empreendedores, porque mercadoria parada é sinal de dinheiro parado.
A rotatividade de produtos é importante para manter o negócio ativo e financeiramente forte, porque, afinal, as contas precisam ser pagas todos os meses. Entretanto, este problema pode acontecer com qualquer negócio. Basta uma queda nas vendas para que o estoque fique mais alto do que o normal.
Além disso, o excesso no estoque traz consigo diversos problemas, como falta de espaço, desorganização, perda da validade de itens e possíveis extravios.
Por isso, saiba a seguir o que fazer com estoque obsoleto.
Como reduzir estoque na empresa?
Existem algumas maneiras de reduzir estoque alto nas empresas e acabar com estes problemas.
Para os produtos que estão parados, o que ajuda é realizar saldos e promoções, investir em marketing e publicidade, fazer a integração com departamento de vendas para informar sobre os itens em excesso e incentivar vendas, e investir no e-commerce para alcançar um público maior.
Outras estratégias que funcionam para controlar o estoque alto é fazer inventários regularmente para verificar se não há mercadorias vencidas ou que não podem mais ser comercializadas, e realizar a integração com o setor de produção e compras para atuar na redução da fabricação e/ou dos pedidos. Assim, fica tudo mais equilibrado.
2 – Escassez de produtos
A escassez de produtos juntamente com o excesso de mercadorias são os principais problemas no estoque, ou seja, os mais comuns – mesmo sendo situações opostas. Porém, a falta de produtos no estoque (ou, a “quebra”) ocasiona a perda de oportunidades de negócio e a diminuição do interesse do consumidor.
Como resolver o problema da falta de estoque?
Aqui vão algumas saídas para este problema: a primeira é fazer a previsão de demanda de maneira mais precisa, ou seja, estudar o histórico de vendas para saber quais produtos vendem mais e assim planejar melhor suas compras. Além disso, é recomendável fazer o gerenciamento de riscos para estar preparado para imprevistos e evitar as quebras, e também utilizar alguma ferramenta que informe sobre estoque mínimo – assim você não é pego de surpresa.
3 – Falta de inventários periódicos
O inventário anual (ou não periódico) é uma prática que traz alguns problemas. Corre-se o risco de levar muito tempo para identificar um erro – e aí pode ser tarde demais. Além disso, a contagem levará muito tempo para ser feita, o que atrapalha o fluxo da operação.
Como resolver?
O indicado é realizar inventários cíclicos, ou seja, de tempos em tempos. Assim fica mais fácil identificar pequenas divergências e corrigir problemas mais rapidamente.
Nesse sentido, sistemas ou softwares podem ajudar a fazer a contagem dos itens de maneira muito mais prática.
4 – Não cadastrar ou registrar movimentações
Quando um item entra ou sai do armazém na hora da pressa pode parecer que registrar sua movimentação imediatamente no sistema não é prioridade. Mas é. A falta de registros em tempo real prejudica o bom funcionamento de um estoque, levando a prejuízos pela falta de contabilização.
Além disso, você pode começar a perder o controle do seu armazém se não tomar o cuidado de fazer os registros corretamente.
Como resolver?
Definir processos e atribuir tarefas claras ajuda a resolver este problema. Por exemplo: defina a responsabilidade de uma tarefa relacionada com o cadastro para um colaborador específico. Assim, cada vez que um item for vendido, o time já sabe quem é o responsável por atualizar os dados do estoque imediatamente. O mesmo serve para quando um item entrar no estoque.
5 – Estoque muito caro
Algo que pode acontecer em determinados setores é ter que lidar com produtos de valores elevados, e consequentemente acaba sendo mais complexo fazer a gestão do estoque. Qualquer deslize pode representar um grande prejuízo e comprometer o futuro do negócio.
Quando é assim, as compras precisam ser ainda mais bem planejadas e é faz-se necessário investir na segurança do armazém.
Como resolver?
Uma das formas de lidar com estoque de alto valor é manter um bom relacionamento com os fornecedores. Dessa forma, o gestor terá mais credibilidade para negociar os produtos e conseguir um preço melhor. Prazos de pagamento também podem ser negociados, assim como brindes e outras vantagens.
Outra dica para não se perder no controle das mercadorias e acabar perdendo dinheiro, é fazer uma gestão de estoque mais profissional, com ferramentas de apoio eficientes e que disponibilizem dados precisos sobre os itens estocados.
6 – Erros na expedição
Quem nunca despachou um item errado para um cliente, não é mesmo? Mas todo empreendedor sabe que erros assim podem gerar muitas dores de cabeça para o negócio. Cliente insatisfeito, custos de envios e de trocas, perda de credibilidade e tempo perdido são situações nem um pouco agradáveis para as empresas e que impactam negativamente todos os aspectos.
Como resolver?
Quando o gestor consegue controlar seu estoque em tempo real, fica muito mais fácil identificar os problemas rapidamente e atuar na correção. Às vezes, isso acontece até mesmo antes da expedição, o que poupa de prejuízos maiores.
Porém, quando o produto já foi enviado erroneamente, a melhor maneira de resolver é entrar em contato com o cliente, assumir o erro, e providenciar a troca, de preferência sem custos. Na realidade, o que faz muita diferença em momentos como este é não deixar o cliente desassistido. A comunicação aberta e sincera é fundamental.
7 – Mau armazenamento
Produtos mal armazenados podem gerar rupturas no estoque e prejuízos. Isso porque existem mercadorias que não podem ser empilhadas, ou expostas ao sol, a altas temperaturas, ou a umidade por exemplo. Se o estoque não tiver um controle preciso e detalhado, fica fácil cair nesta armadilha e acabar perdendo produtos.
Como resolver?
Para acabar com este problema, a dica é fazer um controle detalhado das mercadorias. Isso quer dizer que o cadastro dos itens deve ser feito da forma mais meticulosa possível. Quanto mais informações forem inseridas a respeito de cada item, melhor será seu controle físico dentro do armazém. É importante registrar todas as etiquetas e incluir informações como peso, tamanho, cor, temperatura, e o que mais for relevante para aquele produto.
Como resolver e evitar os problemas no estoque?
A melhor maneira de solucionar e evitar os problemas de estoque é investir em uma gestão eficiente, com uma ferramenta poderosa. Sistemas de gestão de empresas são grandes aliados não só nos gerenciamentos financeiro e contábil, mas também do estoque e da empresa como um todo.
O SAP Business One é um ERP completo que possibilita a gestão de todos os setores do negócio, de forma integrada e em tempo real. Com ele, o gestor consegue controlar o armazém de forma eficiente e otimizada.
O SAP B1 automatiza diversas tarefas e disponibiliza informações precisas sobre os itens, bem como relatórios que permitem entender quais produtos vendem mais, com que sazonalidade, e outras informações que ajudam no planejamento das compras.
