A gestão contábil por si só é uma tarefa complexa e de alta responsabilidade. Quando estamos falando de empresas de médio e grande porte, então, a dificuldade aumenta significativamente. Por causa disso, fazer essa gestão de forma cuidadosa é muito importante para a saúde financeira das empresas, já que erros e descuidos acarretam em prejuízos muitas vezes irreparáveis.
Saiba quais são os desafios que impactam a gestão contábil das empresas e como superá-los
Desafio contábil 1: cálculos de impostos complexos
Cerca de 95% das empresas pagam mais impostos do que deveriam por problemas de cálculo, de acordo com dados do IBGE. Sabemos que a legislação brasileira é uma das mais complexas do mundo – são mais de 40 mil leis tributárias em vigor -, portanto é preciso ter muita cautela na hora de calcular e pagar as obrigações contábeis dentro de empresas de médio e grande porte, principalmente.
Solução: automatizar tarefas
O ideal é realizar a tarefa com auxílio de alguma ferramenta confiável, ou até mesmo automatizá-la. Atualmente existem softwares de gestão de empresas que são inteligentes e que foram programados para “entenderem” toda a complexidade tributária das empresas onde estão implantados.
Isso porque a carga tributária ou o tipo de imposto pode variar muito de um negócio para outro por causa do tipo de produto ou serviço comercializado, pela localização da empresa, ou pela variedade de operações que ela possui. Sendo assim, o ERP precisa ser capaz de “entender” a legislação, cruzar todas as informações, fazer cálculos complexos e apresentar resultados confiáveis.
O SAP Business One é um bom exemplo de sistema capaz de fazer tudo isso.
Solução: restituir valores de impostos pagos a mais
Uma das soluções para impostos pagos a mais causado por problemas relacionados a contradições e incoerência nas leis tributárias (que podem acontecer com certa frequência), é solicitar a recuperação de valores. A revisão se aplica aos pagamentos feitos até cinco anos antes da data.
Especialistas indicam que a empresa que se sente prejudicada realize um estudo aprofundado da legislação aplicada para suas operações. Depois, aconselham desenhar um mapa de oportunidades para possíveis pedidos administrativos ou judiciais de redução da carga tributária.
Na maioria dos casos, esses pedidos dão o direito ao requerimento da restituição dos valores pagos indevidamente e a créditos fiscais.
Desafio contábil 2: crises e mudanças no panorama
A pandemia do Covid-19 trouxe diversas mudanças sociais e econômicas, e inclusive alterou a maneira de operar de empresas de médio porte e grande também. Seja pela mudança na forma dos clientes consumirem, no aumento ou diminuição das demandas, ou na forma como as empresas produzem e atendem seus consumidores.
Com isso, empreendedores tiveram que adaptar seus negócios rapidamente, e aqueles que tiveram menos sorte ou que não estavam preparados, acabaram fechando as portas.
Solução: investir em tecnologia
A tecnologia e o empreendedorismo digital respaldaram diversas empresas pelo mundo em momentos de crise como o da pandemia do Covid-19. Cerca de 87% das organizações brasileiras aceleraram seus projetos de transformação digital em 2020, de acordo com o Índice de Transformação Digital Dell Technologies.
Isso mostra a importância de investir em soluções tecnológicas para o negócio. Os investimentos podem estar tanto nos produtos ou serviços oferecidos, quanto no atendimento, na produção, ou na gestão do negócio.
A tecnologia atualmente é uma grande aliada da produtividade e dos resultados otimizados. Nesse sentido, vale a pena apostar na digitalização e automatização da contabilidade da empresa. Já existem diversas ferramentas com soluções inteligentes, e uma das mais completas é um sistema de gestão integrado.
Desafio 3: falta de planejamento tributário
Ainda é comum que gestores e empreendedores de empresas de médio e grande porte negligenciem o planejamento tributário. Sem ele, fica muito mais difícil definir quais obrigações serão cumpridas durante o ano. Dessa forma, todo o planejamento financeiro e contábil fica comprometido.
Isso, porque sem essas informações o gestor não consegue ter uma estimativa real dos valores que deverão ser pagos em tributos durante o ano, e pode ter uma visão equivocada da saúde financeira da empresa ou do valor presente em caixa no futuro.
Solução: fazer do planejamento um hábito
A solução é tão simples quanto parece: fazer o planejamento tributário e tornar isso um hábito – ou melhor, uma obrigação. Para tal, é necessário contar com profissionais capacitados, dados precisos e boas ferramentas.
Desafio 4: emissão de muitas notas e boletos
O volume de emissões de notas ficais e boletos em empresas de médio e grande porte costuma ser bastante alto, e isto representa um desafio contábil que não deve ser ignorado. Ao lidar com grandes quantidades, a operação precisa ser feita por uma equipe dedicada e bem treinada, além de demandar muito tempo.
Além disso, quando é feito manualmente fica altamente passível de erros. Erros estes que representam grandes dores de cabeça, como prejuízos financeiros e perda de credibilidade no mercado.
Solução: fazer o lançamento automático
Uma boa saída para evitar problemas com a emissão de notas e boletos é deixar o amadorismo de lado e fazê-lo de forma automática. Assim, é possível emitir grandes quantidades num curto espaço de tempo, sem erros nem atrasos.
Foi o que fez, por exemplo, a empresa GERAR, que faturava cerca de 1.300 notas por mês de maneira manual, mas que agora conta com um sistema de gestão que realiza a tarefa automaticamente. Isso fez uma grande diferença para empresa, porque sua demanda exige que as notas sejam faturadas todas no mesmo dia. O ERP trouxe agilidade e precisão.
Desafio 5: extravio de documentos
O setor contábil costuma ser um dos que mais trabalha com dados e informações. Portanto, sem a digitalização, existe o problema do grande número de documentos, papéis, fichas e planilhas.
Com um grande número de colaboradores, como acontece em empresas grandes e médias, é difícil ter o controle total de toda a papelada sem haver extravios. E já pensou que complicado perder um contrato importante ou uma nota fiscal? Por isso é que a dica é apostar na digitalização e integração das informações.
Desafio 6: operações com moedas estrangeiras
Empresas de médio e grande porte geralmente fazem negócios com companhias estrangeiras, como por exemplo importando ou exportando produtos. Quando isso acontece, a diferença de moedas pode ser um desafio contábil. É preciso estar atento ao valor de conversão exata do dia da operação para não perder dinheiro.
Os softwares SAP possuem conversão automática de moedas, o que poupa tempo e traz eficiência para a operação.
Desafio 7: fazer o fechamento contábil mensal
É comum que o fechamento contábil do mês seja um problema dentro das empresas. Os colaboradores responsáveis pelo fechamento ficam encarregados de fazer tudo dentro do prazo e da forma mais apurada possível. Seguramente é um período estressante no setor.
Juntar todas as informações fiscais e contábeis para o envio dos dados para a contabilidade é uma tarefa complexa e de grande responsabilidade. Porém, sistemas como o SAP Business One são capazes de fazer fechamentos contábeis em apenas alguns cliques.
SAP: o software contábil para média e grande empresa
O sistema de gestão SAP Business One é uma solução completa, tecnológica e ajustada para atender todas as demandas contábeis de médias e grandes empresas. Ele tem ferramentas que foram desenhadas para proporcionar uma gestão contábil avançada, além de fazer o mesmo com todos os setores da empresa. Entenda o que ele é capaz de fazer pelo seu negócio:
- Atender exigências de legislações fiscais, tributárias e contábeis;
- Trazer segurança, por ser um sistema auditável e seguro, ou seja, todos movimentos ficam registrados e são passíveis de serem rastreados pelo gestor;
- Emitir notas ficais, boletos, relatórios fiscais e gerenciais personalizáveis;
- Fazer lançamentos em moedas estrangeiras com conversão automática;
- Realizar a integração financeira diretamente com a conta bancária. É possível consultar saldos, autorizar pagamentos, e outras operações;
- Eliminar retrabalhos, diminuir drasticamente erros e extravios de documentos;
- Calcular e programar pagamento de impostos;
- E ainda permite a análise completa da situação contábil para uma visão mais estratégica. Facilita assim o mapeamento de oportunidades e a tomada de decisões mais assertivas.
