O setor de prestação de serviços de médio e grande porte, inclusive de pequeno porte, representa aproximadamente 70% das empresas do Brasil, e é responsável por 30% do PIB nacional, de acordo com informações publicadas pelo IBGE em 2020.
Entretanto, muitas destas companhias ainda não contam com um ERP para ajudar na sua gestão. Isso dificulta o crescimento e a profissionalização das mesmas, gera atrasos, traz prejuízos por causa de retrabalhos e extravio de documentos, entre outros problemas.
Portanto, é fundamental que prestadoras de serviços contem com um software de gestão, independente do seu porte. Entenda este cenário e quais as características que tais empresas mais buscam dentro dos ERPs, na continuação deste artigo.
Desafios das empresas prestadoras de serviço médio e grande porte
Primeiro, veja quais são os principais desafios enfrentados pelas companhias com este perfil.
1 – Variação na receita
As empresas prestadoras de serviço enfrentam desafios únicos no seu dia a dia que podem representar barreiras para o crescimento. Um deles pode ser a variação na receita.
Isso, porque algumas empresas trabalham com serviços de demandas mais sazonais, como turismo, seguros, e consultorias, por exemplo. Nestes casos, os gestores precisam tomar um cuidado extra com o planejamento, para conseguirem fazer projeções financeiras.
2 – Custo com pessoas
Outro obstáculo para este tipo de negócio costuma ser o alto custo com pessoal, uma vez que a empresa depende muito do trabalho apresentado pelos profissionais para os clientes. São exemplos: serviços de limpeza, entregas, manutenções, consultoria, e outros.
Quando é assim, os responsáveis devem manter uma ótima gestão de RH e uma boa comunicação interna para evitar rotatividade de pessoal – o que traz prejuízos, além de outros problemas.
O que as empresas de serviço médio e grande porte buscam num software de gestão?
Para evitar os obstáculos como os que citamos anteriormente é que as empresas prestadoras de serviço buscam softwares de gestão. Entenda quais benefícios mais se destacam quando gestores e empreendedores estão à procura do ERP perfeito para o seu negócio.
1 – Centralizar todas as informações
Alguns dos itens mais valiosos de uma empresa prestadora de serviços são os dados e informações que ela acumula. Portanto, é fundamental cuidar da melhor maneira possível destas informações. Isso vai desde o cadastro de todos os clientes, parceiros, fornecedores, colaboradores, até contratos e dados financeiros.
Quando colocados num sistema único e integrado, como um ERP, fica muito mais fácil organizar esses dados e ter acesso a eles a qualquer hora, de maneira prática. Com isso, as informações certas e precisas podem ser compartilhadas com um departamento específico, sempre que necessário.
2 – Acabar com extravio de documentos
Ao ter um software de gestão eficiente, o negócio de prestação de serviço pode manter suas informações centralizadas e organizadas, e assim também acabar com o problema de extravio de documentos de uma vez. Depois que a informação entra no sistema, ela não se perde e estará sempre segura.
O extravio de documentos é comum em ambientes ainda não automatizados. Entretanto, é uma situação que consome tempo e recursos (e as vezes resulta em multas ou perdas de oportunidades) que pode ser facilmente evitada.
Imagine deixar de pagar uma contribuição fiscal ou um boleto de fornecedor por causa de extravio de documento. O prejuízo pode ser grande. Portanto, é importante contar com uma plataforma única que integre tudo e guarde documentos importantes.
3 – Integração de departamentos
Outra característica que costuma ser procurada em um ERP por empresas de serviço de médio e grande porte é a integração de todos os departamentos das empresas prestadoras de serviço. Quando o software de gestão é robusto, nenhum setor precisa se utilizar de planilhas off-line ou de sistemas independentes para operar.
Os sistemas SAP, por exemplo, costumam ter ferramentas desenhadas para fazer a gestão do RH, compras, vendas, financeiro, contábil, logística, TI, CRM, e demais departamentos que se fizerem necessário. Assim, tudo fica mais organizado, integrado em tempo real, e facilita na hora de tirar relatórios, indicadores e previsões.
4 – Relatórios em tempo real para necessidades de médio e grade porte
Vale ressaltar que com um ERP SAP, o gestor consegue, com apenas alguns cliques, gerar relatórios financeiros e contábeis – que dão um embasamento importante na tomada de decisão. Ainda é possível fazer ajustes e algumas adaptações para personalizar o relatório de acordo com a necessidade.
5 – Boletos e notas fiscais automatizados
A parte da automatização também é bastante procurada pelas empresas de prestação de serviços. É um recurso de grande utilidade porque traz uma agilidade significativa a alguns processos. E tal agilidade muitas vezes significa mais oportunidades de negócio.
É o caso da emissão e faturamento de boletos. Depois que automatizados dentro do sistema de gestão, podem ser emitidos inúmeros boletos rapidamente e com informações precisas.
O número de erros, retrabalhos ou perda de informações cai para quase zero. Além disso, ganha-se tempo no processo e economizam-se recursos.
O mesmo se aplica ao faturamento e emissão de notas fiscais. Tudo pode ser feito pelo ERP, de maneira ágil e assertiva. Essas tarefas quando feitas manualmente demandam muito tempo, atenção aos detalhes, e as vezes uma equipe dedicada para este processo.
Dentro do ERP é possível programar uma única vez tais emissões, e dentro do prazo estipulado a ferramenta fará o procedimento sozinha.
6 – Melhor comunicação e menos informalidade
Um ERP integrado proporciona uma comunicação interna de qualidade, integrada e sem ruídos. Isso é importante para manter os colaboradores alinhados, atualizados e motivados. E, como comentamos no começo do artigo, as pessoas que fazem parte de uma prestadora de serviço são valiosas para a companhia.
Além disso, os prestadores de serviço também conseguem elevar o nível de profissionalismo da empresa e deixar a informalidade, independente do tamanho do negócio.
Um software de gestão é mais do que uma solução, é uma medida estratégica que proporciona o crescimento organizado e a expansão dos negócios.
SAP Business One: o ERP indicado para empresas prestadoras de serviço de médio e grande porte
Um dos softwares de gestão SAP que apresenta excelentes resultados entre empresas prestadoras de serviço é o SAP Business One. Ele disponibiliza de todos os recursos que mencionamos até agora, e ainda tem as vantagens de ser 100% seguro, totalmente em tempo real e personalizável.
Isso quer dizer que os consultores do SAP Business One estudam a empresa e suas necessidades, e adaptam o ERP SAP para o tamanho e o tipo de negócio do cliente. E conforme o empreendimento cresce, o SAP B1 tem a capacidade de se ajustar e crescer junto, ficando mais e mais robusto.
Quer saber como implantar o SAP Business One no seu negócio? Entre em contato com nossos consultores da Easyone. Somos uma empresa parceira oficial da SAP no Brasil e temos mais de 11 anos de experiência, com vários cases de sucesso!
