Se você quer saber sobre gestão de processos na indústria farmacêutica, está no lugar certo. Podemos começar essa conversa apontando algo que você já sabe: no mundo corporativo muito se fala sobre gerenciamento de processos – e isso nada mais é do que a otimização das atividades repetitivas ou feitas diariamente dentro da organização.
Mas, um gerenciamento eficiente de verdade vai além.
As boas práticas que envolvem a gestão de processos ajudam a recolher melhores resultados em menos tempo. A gestão de processos também é muito útil para otimizar o processo de decisão dos gestores e tornar a equipe pronta para se adequar rapidamente a uma possível mudança.
E na indústria farmacêutica, especialmente, existem as melhores práticas que devem ser adotadas para uma gestão de processos eficiente. Acompanhe nosso conteúdo e entenda as 4 melhores práticas para gestão de processos na indústria farmacêutica.
1. Mapear processos
Mapear todos os processos e atividades que envolvem a produção, – também conhecido como Value Stream Mapping (VSM) – desde a entrada da matéria-prima até a entrega dos resultados, é uma prática muito importante na gestão de uma fábrica. E na indústria farmacêutica não poderia ser diferente.
Nessa etapa também é válido desenhar de que maneira as atividades se relacionam e impactam outras partes do processo, construindo assim a cadeia que representa o dia a dia da sua indústria farmacêutica.
Depois de entender todas as etapas e passar para o papel, construir gráficos e tabelas com as informações ajuda muito na visão geral e na organização do planejamento. Você pode usar os modelos que desenhar sempre que precisar, bastando apenas preencher com os dados cada vez que coletá-los.
Porém, caso conte com um ERP eficiente na sua indústria, não vai ser necessário desenhar tudo isso do zero – além de que essa etapa ficará muito mais simples.
2. Estabelecer metas e planejar ações
Outra boa prática na gestão de processos da indústria, e que deve ser seguida pela farmacêutica, é estabelecer onde se quer chegar a curto prazo. O recomendado é colocar as metas em números exequíveis e estabelecer um prazo para alcançá-las.
Para se saber quais metas fazem sentido para sua indústria, a dica é estudar o mercado farmacêutico, acompanhar as tendências, e entender as práticas dos concorrentes (dentro do que for possível). Assim, você conseguirá ter um parâmetro de comparação com seu mapa atual e planejar ações para chegar no cenário ideal.
A melhor forma de não se perder no processo é escolher em quais índices e taxas você vai focar e acompanhar por vez. Esse sistema de indicadores é ideal, porque fornece informações sobre o cenário atual e permite entender cenários futuros baseado no histórico.
Entretanto, caso sua indústria farmacêutica utilize um sistema de gestão integrado, essa etapa fica automatizada e praticamente instantânea.
3. Colocar as melhorias da gestão de processos em prática
Após mapear cada passo e seguir os passos indicados, fica mais fácil identificar atividades desnecessárias ou que possam estar gerando desperdícios, assim como entender quais devem ser melhoradas.
Uma prática que ajuda muito a perceber a viabilidade das ações propostas (e a engajar os líderes) é colocar em uma tabela o quanto de tempo e dinheiro são gastos em cada processo considerado ineficiente, e quanto será economizado com a otimização deles.
Tipos mais comuns de desperdícios dentro da indústria
De acordo com Taiichi Ohno, especialista em metodologia estratégia, os tipos mais comuns de desperdício na indústria são: produção em excesso, tempo ocioso, transporte de recursos sem necessidade, processamento inapropriado, excesso de estoque, movimento supérfluo de pessoas (que não agregue valores), defeitos, e subutilização de colaboradores.
Portanto, ao identificar uma dessas situações dentro da sua indústria farmacêutica, é importante traçar estratégias para mitigá-las o mais breve possível. Mais uma vez, a utilização de um ERP integrado pode ajudar muito nesta etapa – tanto na identificação quanto na melhoria dos processos.
Vale salientar que, como você pode ter observado na lista de Taiichi, grande parte dos problemas que podem gerar desperdício tem a ver com o estoque.
E no que diz respeito a indústria farmacêutica, o estoque costuma ser muito delicado, perecível e caro.
Por isso a nossa dica é focar bastante a sua estratégia de gestão de processos no estoque, pensando na melhor logística possível, condições de armazenamento, controle de validades, volume, e assim por diante.
Depois que já tiver o plano de ação traçado, converse com sua equipe e explique tudo o que será feito e como deve ser feito. Treinamentos podem ser necessários, e são altamente indicados. Isso, porque muitos dos processos da indústria farmacêutica podem ser melhorados com ajuda da tecnologia e da automação, como com sistemas de gestão, por exemplo
4. Acompanhe os resultados da gestão de processos
É importante lembrar que a gestão de processos é um trabalho recorrente e requer um monitoramento constante das melhorias, para que se possam mensurar resultados e ir melhorando cada vez mais.
Por isso, após a recolha e análise dos resultados, é hora de recomeçar o ciclo: mapear os problemas, estabelecer metas, planejar as ações, implementar melhorias e monitorar resultados.
Sempre tendo em mente que manter um canal de comunicação aberto com o time (ou com qualquer parte envolvida) enriquece a coleta de informações. É importante perguntar e ouvir insights diretamente dos atuantes nos processos.
Anvisa: regulador da indústria farmacêutica
A Anvisa é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária que, por ter como objetivo promover a saúde geral da população, faz o controle sanitário de todos os produtos que podem impactar a saúde das pessoas. Ela inclusive regula processos, ambientes, insumos e tecnologias relacionadas a esses bens de consumo.
Por isso, a Anvisa estabelece normas para processos de produção dentro da indústria farmacêutica e exige também que o ERP utilizado seja validado por ela. Portanto, é muito importante que os gestores deste setor estejam sempre de olho nas informações publicadas pela Anvisa e adequem sua gestão para seguir as normas.
Um ERP validado pela Anvisa pode ajudar na gestão de processos?
Ter um ERP que atende as normas da Anvisa é muito importante para que a indústria farmacêutica possa operar. Sem ele, a empresa pode ficar fora dos parâmetros exigidos e sofrer multas e sanções pesadas.
Dentro do site da Anvisa existe o Guia de Validação de Sistemas Computadorizados, e através dele é possível saber se seu sistema de gestão faz parte daqueles que precisam de validação ou não.
Outra questão para se ter em conta é que as normas e regulamentações da Anvisa estão sempre mudando. Ao contar com um sistema de gestão adequado, fica mais fácil se manter atualizado e treinar os colaboradores para estarem dentro das exigências.
Por isso, além de ajudar a se adequar às normas da Anvisa, um sistema de gestão validado ajuda a gestão de processos da indústria farmacêutica como um todo, como você pode observar durante este conteúdo.
A boa notícia é que o SAP Business One é validado e atende a todas as exigências da Anvisa, além de ser totalmente integrado, seguro, e fácil de usar. Assim o trabalho de gestão fica muito mais ágil e eficiente. O SAP Business One é projetado para se adequar a todo tipo de negócio e tem a capacidade de crescer junto com a sua empresa.
