O SAP Business One é um software de gestão que oferece suporte efetivo no controle financeiro, contábil e gerencial da empresa. Isso é fundamental para manter uma administração saudável dos setores de backoffice e alcançar a excelência operacional.
De fato, existem várias vantagens ao se adotar um ERP como o SAP Business One na parte administrativa da corporação. Vamos abordar cinco vezes em que isto ocorre de maneira prática – mas primeiro, vamos falar um pouco sobre backoffice.
O que é backoffice?
Backoffice é tudo aquilo que fica na “retaguarda da empresa”, ou seja, nos bastidores. Os setores que dão suporte a outros setores de alguma forma – e que não são percebidos pelo cliente – são considerados de backoffice. São exemplos o setor administrativo, financeiro, contábil, TI, entre outros. O objetivo é dar apoio às outras atividades da corporação.
Geralmente o backoffice é bastante importante para manter a empresa fluindo como um todo. Ele inclui ações necessárias para a gestão do negócio, portanto demanda tempo dos colaboradores envolvidos e precisão nas tarefas. Um erro ou mau funcionamento em algum dos setores de backoffice pode afetar a empresa inteira rapidamente – e impactar os lucros e a satisfação dos clientes.
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Por mais que o backoffice não tenha contato direto com o cliente em um primeiro momento, é de suma importância que os setores envolvidos recebam a atenção e o investimento necessários por parte dos responsáveis pela empresa.
Tais setores precisam de colaboradores capacitados e ferramentas de trabalho de alta performance para poderem entregar resultados otimizados.
Nesse sentido, torna-se imprescindível ter um software de gestão como o SAP dando apoio aos setores de backoffice. Um ERP inteligente como o SAP Business One pode ajudar sua empresa a gerenciar e integrar todos os setores que já citamos, e assim melhorar a eficiência da corporação.
5 situações em que o SAP ajuda no backoffice
Para explicar de maneira prática, separamos cinco casos ou situações em que um ERP de gestão como o SAP Business One pode ajudar sua empresa.
1) Quando é necessário integrar todos os setores
Softwares de gestão inteligentes possibilitam a integração total dos setores de backoffice – e no caso do SAP Business One isso acontece em tempo real. Por isso é possível ter os departamentos de faturamento, financeiro, estoque e compras interligados.
Imagine uma situação em que uma empresa de varejo possui lojas físicas e um e-commerce com uma vasta gama de produtos e um grande estoque. Então, um cliente compra a última unidade de um produto na loja física e que estava disponível também online.
É necessário que tal produto apareça imediatamente indisponível no e-commerce, para não gerar a compra por outro cliente e depois o cancelamento, a devolução do valor e possíveis reclamações por parte do mesmo.
Apenas com um ERP integrado é possível fazer tal tarefa com a rapidez e precisão necessárias. O sistema identifica a venda no caixa e automaticamente atualiza o estoque zero no sistema, que manda a informação para o e-commerce. Ele pode até gerar um pedido de compra do produto com o fornecedor e estimar o prazo de entrega.
Outro momento em que um ERP como o SAP Business One pode ajudar é na hora de integrar e gerir sedes, subsedes e filiais da empresa. Com ele, a comunicação e o compartilhamento de dados importantes passam a ser automatizados e em tempo real.
2) Na hora de analisar os dados
Todo gestor sabe da importância dos relatórios. Eles ajudam a visualizar aspectos específicos da operação para uma análise mais profunda ou estratégica. Os relatórios mostram números de vendas gerais, mensais, diários, por vendedor, ou quantidade de clientes, produtos mais vendidos, produtividade da empresa… enfim, as possibilidades são inúmeras.
O acesso, o controle e a personalização de relatórios de backoffice ficam muito mais fáceis com o uso de um sistema tipo SAP. Com apenas alguns cliques tem-se acesso a dados valiosos, o que permite uma tomada de decisão mais estratégica.
Com os números certos, os gestores podem ajustar as metas, analisar os custos, ver onde é necessário mais investimento, analisar indicadores gerais, entre outros. E tudo isso o SAP Business One proporciona para você.
3) No momento de identificar e corrigir um erro
Um bom software de gestão para backoffice proporciona algo muito precioso, que é a possibilidade de identificar um erro rapidamente e remediá-lo antes que vire uma bola de neve. Se um problema demora para ser resolvido, ele pode chegar até a outra ponta, que é o cliente.
O processamento de um dado equivocado no setor administrativo ou contábil é capaz de prejudicar a empresa como um todo e trazer prejuízos. Portanto, é importante ter uma visão 360 do negócio para ser possível encontrar os erros rapidamente.
Softwares de gestão de backoffice possibilitam essa visão e ação rápidas, e por isso são indicados na gestão de empresas, independente do seu tamanho.
4) Quando customizações são necessárias
Nem todo negócio é igual, e nem todo cliente ou fornecedor tem as mesmas demandas. Que gestor nunca se deparou com a necessidade de customizar um relatório ou um formulário? Ao invés de ter que fazer isto manualmente – ou não poder fazer por causa de limitações de alguns ERPs – contrate um software de gestão integrado e inteligente que fará isso por você.
O SAP Business One permite a customização de relatórios e outros dispositivos que facilitarão a gestão do backoffice. Isso torna o trabalho muito mais assertivo e ainda aumenta as possibilidades de negócios.
5) Na automatização de processos
Ter o SAP Business One como software de gestão no backoffice permite a automatização na gestão e emissão de notas fiscais, trazendo muito mais precisão e agilidade para o processo.
Nosso ERP possibilita também a automatização na gestão de boletos, o que ajuda principalmente empresas com faturamento médio e alto.
Outro momento em que o sistema se faz importante é na diminuição dos trabalhos manuais, dos papéis, dos erros e da perda de informações. Com ele a gestão de documentos fica muito mais fácil e profissional.
Esses são só alguns dos momentos em que um ERP integrado como o SAP Business One pode ajudar o backoffice da sua empresa.
Existem várias outras situações e benefícios envolvidos quando se tem um bom software de gestão apoiando os setores mais importantes. Saiba mais acessando outros conteúdos do nosso blog ou entrando em contato conosco.
