Os principais desafios das distribuidoras estão principalmente ligados ao estoque: compra dos produtos para reabastecê-lo, controle dos itens armazenados e separação dos pedidos. Faz sentido, já que o coração do negócio é justamente ter o que o cliente precisa em pronta entrega e levar a compra até ele dentro do prazo.
Para orientar você que trabalha no setor, criamos este artigo com os três principais desafios, dicas de como resolver cada um deles e a solução de gestão ideal para distribuidoras. Confira!
1. Registro dos pedidos de vendas com atraso e sem sincronia com o estoque
Um dos principais desafios das distribuidoras já começa no início da cadeia operacional, quando o pedido de vendas é registrado. Sem uma integração adequada, esses pedidos muitas vezes não estão em conformidade com o estoque e reais prazos de entrega. Isso, sem contar as vezes que o pedido fica parado no setor comercial e chega em atraso para o armazém.
Consequentemente há todo um desgaste com o cliente ou ainda o aumento de custos para a empresa, que paga por taxas extras de urgência e deixa de aproveitar boas negociações devido ao curto prazo para levantamento de fornecedores.
Como registrar pedidos de venda corretamente
Aqui, entra a palavra-chave: integração. É preciso que as áreas de venda, estoque, expedição e compras estejam sintonizadas para que, no momento em que um novo pedido é registrado, toda os conversem. Como resultado, temos:
- O vendedor já detecta se o produto está em estoque e dá o prazo real ao consumidor.
- O estoque separa o pedido e manda para a expedição em tempo hábil;
- O setor de compras já recebe o alerta da baixa em estoque e pode preparar a compra de novos itens dentro de um prazo viável;
- E caso o item esteja em falta no estoque, o setor pode dar o prazo de espera real às vendas, além de se programar para a aquisição e entrega.
2. Perda de mercadorias, produtos em falta ou armazenagem excessiva
Outro dos grandes desafios das distribuidoras está no depósito. Um estoque mal gerenciado custa caro, seja porque tem mercadoria em excesso ou falta de itens.
• Mercadoria em excesso = mais custos
Excesso de estoque pode gerar mais custos para a empresa porque os itens perdem a validade, envelhecem, deixam de ser consumidos por conta de novas tendências de mercado e até são extraviados no próprio interior da organização.
• Mercadoria em falta = perda de oportunidade
Por outro lado, não ter os itens no estoque ocasiona a perda da venda, de oportunidade de receita recorrente e de aumento da cartela de clientes.
Como gerir o estoque para não sobrar e não faltar
Aqui é necessário contar com duas funcionalidades: a integração e a leitura inteligente de padrões de venda da empresa.
Com a integração automatizada, a cada venda que o comercial faz, o setor de compras já recebe o alerta para não deixar faltar produto no estoque.
Com uma leitura inteligente dos históricos de compra e venda, é possível prever com uma certa precisão quanto de cada mercadoria é necessário adquirir dentro do período.
Leia também: como o sócio administrador da Kynsei Importadora consegue planejar suas compras e estoque.
3. Separação incorreta dos pedidos
Aqui, as distribuidoras têm mais um desafio: separar tudo corretamente e levar para o endereço certo. Certamente, os erros de separação e expedição podem custar muito caro. Além do custo em dinheiro para reverter a falha, há o custo subjetivo: a relação com o cliente. Esse custo pode ser alto, já que dependendo do erro rompe os laços da marca com o consumidor.
Vale lembrar que segundo pesquisas relacionadas à experiência do cliente, é necessária uma média de 12 atendimentos positivos para que o consumidor supere uma única experiência negativa. Caro, não?
Como separar e enviar pedidos corretamente
Se você pensou novamente em integração e automatização, acertou. Para que os pedidos sejam separados e enviados sem erros, o estoque precisa estar muito bem organizado com os números de série e dados identificadores de cada produto.
Um sistema de gestão e ferramentas de leitura de código permitem mais facilidade e assertividade desde o começo do processo: a hora de localizar o item no estoque. Feito isso há a conferência e montagem do pedido, que só é enviado se todos os produtos estiverem separados adequadamente.
De um modo geral, essas ferramentas permitem que tudo esteja integrado – pedidos, endereço do cliente, prazos – e ajudam a evitar erros manuais.
Como um ERP ajuda as distribuidoras com problemas de gestão?
Um ERP ajuda distribuidoras com problemas de gestão por meio da integração das áreas e automatização de processos, basicamente.
Afinal, cuidar dos pedidos, estoque e envios é uma tarefa complexa e que se não for feita com o máximo de precisão e acuracidade gera custos altíssimos para a empresa.
Por isso, a solução ideal para distribuidoras é o ERP: um sistema de gestão integrado que conecta todas as áreas. O SAP Business One, por exemplo, é um software de gestão empresarial integrado que funciona em tempo real e é referência em solução para distribuidoras.
Isso, porque quando é implementado de acordo com as necessidades do cliente, o SAP B1 integra compras, estoque e expedição com total precisão e permite ao time reconhecer necessidades de aquisição, manter o nível do estoque ideal e não errar na separação e envio de mercadorias. Além disso, o SAP B1 gera relatórios de previsão, o que ajuda a empresa a se planejar.
Se você tem alguma dúvida sobre como o sistema SAP Business One pode ajudar sua empresa, converse com nosso time de especialistas aqui.
